وحدة السكرتارية والأرشيف

تعد وحدة السكرتارية التنفيذية والأرشيف في بلدية الظاهرية أحد الأقسام الإدارية المحورية في الهيكل التنظيمي لبلدية الظاهرية، لما يضطلع به من دور أساسي في تنظيم العمل الإداري، وإدارة المراسلات والاتصالات الرسمية، وضبط وحفظ الوثائق والسجلات، بما يضمن انسيابية الإجراءات، ودقة التوثيق، وحسن التواصل الداخلي والخارجي، والحفاظ على الذاكرة المؤسسية لبلدية الظاهرية وفق الأطر القانونية والتنظيمية المعتمدة.

تعمل الوحدة على دعم الإدارة العليا في أداء مهامها اليومية والاستراتيجية، من خلال تنظيم جداول الأعمال والاجتماعات، وتوثيق القرارات، ومتابعة تنفيذ التعليمات، إلى جانب إدارة منظومة الأرشفة الورقية والإلكترونية، بما يضمن سهولة الوصول إلى المعلومات، وسريتها، وحمايتها من التلف أو الضياع.

أولًا: التنظيم الإداري ودعم الإدارة العليا

نتولى الوحدة تنظيم أعمال الإدارة العليا من خلال إعداد جداول الأعمال اليومية والأسبوعية، وتنسيق المواعيد والاجتماعات الرسمية، وتنظيم برامج الزيارات والسفر الرسمي عند الحاجة. كما يقوم بإعداد محاضر الاجتماعات وتوثيق القرارات والتوصيات، ومتابعة تنفيذ تعليمات الإدارة العليا مع الأقسام المختلفة، وإعداد تقارير دورية حول سير العمل، بما يسهم في تحسين كفاءة الإدارة ودعم اتخاذ القرار.

ثانيًا: إدارة المراسلات والاتصالات الرسمية

تشرف الوحدة على استقبال وفرز البريد الوارد، سواء الورقي أو الإلكتروني، وتسجيله في السجلات الرسمية المعتمدة، وتحويل المعاملات إلى الجهات المختصة داخل بلدية الظاهرية، ومتابعة الردود والصادر ضمن المدد الزمنية المحددة. كما يتولى إعداد وتنسيق المراسلات الرسمية والكتب والدعوات وفق الصيغ المعتمدة، وحفظ نسخ منها ضمن الأرشيف الرسمي، إلى جانب تنظيم البريد الداخلي والخارجي وضبط مساراته بما يضمن سرعة ودقة التواصل.

ثالثًا: استلام الوثائق والملفات

تقوم الوحدة باستلام الوثائق والسجلات من مختلف أقسام بلدية الظاهرية وفق إجراءات رسمية معتمدة، والتأكد من اكتمال الملفات وخلوّها من النواقص قبل أرشفتها. كما يتم تسجيل الوثائق الواردة في سجلات خاصة (يدوية أو إلكترونية)، وتصنيفها وفق الجهة المرسلة، ونوع الوثيقة، وتاريخ الاستلام، بما يضمن ضبط دورة الوثيقة منذ لحظة ورودها.

رابعًا: تصنيف وتنظيم الوثائق

تعتمد الوحدة نظام تصنيف موحّد يتلاءم مع طبيعة عمل بلدية الظاهرية، حيث تُصنَّف الوثائق حسب الموضوع، والسنة، والرقم المرجعي، أو الجهة ذات العلاقة. ويتم إعداد ملفات خاصة لكل نشاط أو معاملة، وترتيبها داخل الخزائن أو قواعد البيانات الإلكترونية بطريقة تسهّل الوصول إليها وتضمن الرقابة والمتابعة.

خامسًا: الفهرسة وإعداد الأدلة

تتولى الوحدة إعداد فهارس ورقية وإلكترونية شاملة للأرشيف، واستخدام الكلمات المفتاحية لتسهيل عمليات البحث والاسترجاع. كما يتم إعداد أدلة إرشادية توضّح آليات الوصول إلى الوثائق، وتحديث الفهارس بشكل دوري عند إضافة ملفات جديدة أو نقلها، بما يعزز كفاءة إدارة المعرفة داخل بلدية الظاهرية.

سادسًا: حفظ الوثائق وصيانتها

تحرص الوحدة على حفظ الوثائق في بيئة مناسبة من حيث درجات الحرارة والرطوبة، واستخدام وسائل الحماية اللازمة من الحريق، والرطوبة، والحشرات، والضوء. كما يتم ترميم الوثائق القديمة أو المتضررة كلما أمكن، وحفظ النسخ الأصلية والنسخ الاحتياطية في أماكن منفصلة، حفاظًا على سلامتها واستدامتها.

سابعًا: إدارة الأرشيف الإلكتروني والتحول الرقمي

تسهم الوحدة في دعم التحول الرقمي من خلال رقمنه الوثائق الورقية باستخدام أجهزة المسح الضوئي، وتخزين الملفات الرقمية ضمن أنظمة إدارة الوثائق (DMS) المعتمدة. ويتم تنظيم المجلدات الرقمية وتسميتها وفق معايير واضحة، مع إجراء نسخ احتياطي دوري للملفات الإلكترونية، وحمايتها من الفقدان أو الاختراق.

ثامنًا: إتاحة الوثائق واسترجاعها

تقوم الوحدة باستقبال طلبات الاطلاع أو الاستعارة من الأقسام المختصة، والتحقق من أهلية الجهة أو الشخص للاطلاع على الوثائق وفق الصلاحيات المعتمدة. كما يتم تسجيل عمليات الإعارة والاسترجاع، وتوفير نسخ مصدّقة من الوثائق عند الحاجة، بما يدعم العمل الإداري والقانوني واتخاذ القرار.

تاسعًا: السرية وأمن المعلومات

تلتزم الوحدة بتطبيق سياسات السرية وحماية البيانات، وتحديد مستويات الصلاحية للاطلاع على الوثائق، ومنع تداول الوثائق الحساسة دون تفويض رسمي. كما يساهم في توعية وتدريب الموظفين على قواعد أمن المعلومات وأخلاقيات العمل الإداري، حفاظًا على خصوصية البيانات وسلامتها.

عاشرًا: التقييم وتحديد مدد الحفظ

تتولى الوحدة تقييم الوثائق لتحديد قيمتها الإدارية، والقانونية، والتاريخية، ووضع جداول زمنية واضحة لمدد حفظها بالتنسيق مع الإدارة المختصة. ويتم نقل الوثائق ذات القيمة التاريخية إلى الأرشيف الدائم، مع مراجعة الملفات بشكل دوري لتحديد مصيرها النهائي.

الحادي عشر: إتلاف الوثائق

تقوم الوحدة بإتلاف الوثائق المنتهية الصلاحية وفق القوانين والأنظمة المعمول بها، باستخدام وسائل إتلاف آمنة (تمزيق، حرق، أو إتلاف إلكتروني)، مع توثيق عمليات الإتلاف بمحاضر رسمية، وضمان الحفاظ على سرية المعلومات أثناء هذه العمليات.

الثاني عشر: الالتزام بالقوانين والتشريعات

تلتزم الوحدة بتطبيق القوانين الوطنية والأنظمة الخاصة بالأرشيف وإدارة الوثائق، وتنفيذ التعليمات الصادرة عن الجهات الرقابية، والتعاون مع الدوائر القانونية والقضائية عند الطلب، بما يضمن قانونية الإجراءات الأرشيفية والإدارية.

الثالث عشر: الدعم الإداري والاستشاري

تقدّم الوحدة المشورة للأقسام المختلفة حول أساليب حفظ وتنظيم الملفات، ويشارك في تدريب الموظفين على أنظمة الأرشفة والسكرتاريا، والمساهمة في تطوير سياسات وإجراءات إدارة الوثائق، بما يرفع كفاءة العمل الإداري داخل بلدية الظاهرية.

الرابع عشر: حفظ الذاكرة المؤسسية

تسهم وحدة السكرتارية والأرشيف في توثيق تاريخ بلدية الظاهرية وإنجازاتها، وحفظ المراسلات والقرارات المهمة، وإعداد تقارير دورية حول الأرشيف، ودعم البحث العلمي والدراسات التاريخية، بما يحافظ على الذاكرة المؤسسية ويعزز الهوية التنظيمية لبلدية الظاهرية.